CR Novembre 2018
Réunion du mardi 27 novembre 2018- Point Budget
Commission finance le 20/12
Que fait-on des 280 000€ (voir propositions CR mensuelle novembre) :
>Définir un plan de formation pour l’équipe >Info sur CPF (prendre ses droit avant 2020) Vivi
Chaque pôle pense à faire remonter ses besoins en formation à Vivi et au GRH.
>Réflexion sur Visites payantes, mettre à jour site et comm
Si on veut instaurer un prix libre, il faut une caisse à l’accueil et « obliger » les gens à donner quelque chose.
On peut aussi mettre la visite à 5€ car les touristes seront certainement prêts à payer ce prix.
Il y a moins de visiteurs que les années précédentes.
On part sur prix libre bien encadré, avec un prix conseillé à 5€ qu’on peut détailler.
Proposition de gratuité pour les adhérents (ça incite à adhérer direct). OK.
>Réflexion sur contribution Volon’Terre, mettre à jour site et comm
Suggestion à 35e par semaine => il faut bien spécifier aux volonterres que cette PAF comprend tous les frais que ça implique de les accueillir.
Vigilance sur le discours qu’on fait aux volonterres : pourquoi on leur demande cette participation ?
Proposition de faire un « recrutement » des volonterres, par ex. en remplissant un formulaire pour ne plus fonctionner en « premier arrivé premier servi ». Ça pourrait faire plus sérieux et permettre de faire financer ce programme comme un vrai programme de solidarité.
OK pour 35€ + GT pour travailler sur le site web avec Carinette (penser à mettre un message sur site en attendant la maintenance) – Caro-Véro-Julie-Véro-Valo
Penser à leur demander si ils ont déjà suivi un stage ou comptent en suivre un + tard.
>> Réflexion politique salariale
A priori l’enveloppe n’est pas faite pour augmenter les salaires. On peut éventuellement s’en servir pour décider d’une prime collective, à discuter.
Proposition de réfléchir à un système d’augmentation sur la durée, des salaires de l’équipe pour s’adapter au coût de la vie : critères à définir.
On peut réfléchir à l’ancienneté : par exemple, tous les deux ans, le salaire augmente un peu.
Prime sur l’inflation coute moins cher que prime d’ancienneté. Proposer cette prime inflation (politique de progression des salaires).
Proposition d’un 13ème mois (à réduire en pourcentage si budget restreint) pour + d’équité entre les salariés car il y a bcp de nouveaux arrivants dans l’équipe.
Prioriser nos propositions pour la commission finances (avec les montants correspondants) Carine s'occupe d'évaluer les montants que ça représente et revient vers nous prochaine réunion :
- 13ème mois modulable
- Inflation (réelle ou minimum)
- Ancienneté dans la structure (à définir)
>>Réflexion sur poste transversal projet France (jardin / solidarité / France …) et réseau France
Proposition d'un poste support, moins opérationnel mais plus stratégique et transversal pour faire le liant entre toutes les activités France : formation/jardin/volonterres/expertise/partenariats et projets (cado, pae3…) ; pour épauler Elodie, Virginie, OlivierH, jardiniers etc… et faire avancer le plan d’action. Idée de base qu'Elodie pourrait prendre ce poste, pas en plus de ce qu'elle fait mais à la place. Du coup : embaucher qq à la place d'elodie sur projets FR.
Ressenti d’Elodie : bonne intuition mais pas encore assez réfléchi… Ce poste aurait des missions très hétérogènes donc pas évident. L’intuition est bonne mais pense qu’il faut que ce soit quelqu’un au quotidien à TH et non pas à distance.
Caro : peut-être réfléchir d’abord en interne avant de réfléchir à ce poste, car fundraising travaille aussi avec les pôles et projets France (jardins, AAE, projets…). Refaire une répartition des rôles et tâches avant de penser à recruter quelqu’un d’autre.
Proposition de re-travailler avec Simon pour bien re-structurer les pôles, missions « sous-pôles »…
Attention à ne pas se laisser « dicter » le travail par Simon, il faut d’abord réfléchir et travailler en équipe.
Dans l’idéal, amorcer la réflexion en groupe dès janvier pour maximum février. Carine propose une date au retour des vacances d’hiver.
>> Point sur le bâti :
Fred revient dès semaine prochaine jusqu’au 15 février en CDD au bâti pour aider Géo pour l’aménagement handicapé, espace volonterres, légumerie. Idée de terminer les travaux pour l’arrivée des premiers stagiaires en février.
Travaux des toits et fenêtres vont être réalisés par des prestataires (payés par SCI), coordonnés par Géo.
Propositions de Géo avec l’enveloppe :
- Améliorer notre bilan énergétique (panneaux solaires en autoconsommation)
- Système solaire thermique pour eau chaude sanitaire en solaire (car utiliser l’électricité l’été pour l’eau c’est vraiment incohérent!!)
- Aménagement de la terrasse : refaire une étanchéité au sol (avec produits chimiques etc..) ou couvrir la terrasse (avec couverture photovoltaïque) pour en faire de l’espace en plus à utiliser => 2e option plus intéressante.
- Pour ces projets-là, on n’a pas le choix d’avoir un compteur linky car pour l’autoconsommation c’est le seul qui fonctionne. OK équipe.
>> Matériel informatique : (besoins à faire remonter à Jeremy)
- Imprimante couleur laser pour impressions supports de com sans passer par un imprimeur
- Antivirus et serveur
Projets non soutenus financièrement que l’on pourrait financer avec l’enveloppe : faire remonter les idées/besoins à Carine.
>> Continuer les réflexions pour la prochaine réunion du 4/12, 10h30
- Fourniture légumes, Domaine de Mercoire ? Ou favoriser d'autres ? (Lorraine)
proposition de faire une grosse commande annuelle au grossiste pour tout ce qui est épicerie vrac (pour cuisine stage et volonterres et eventuellement grouper avec les salariés) + OK pour fruits et légumes avec Domaine de Mercoire. Attention à les prévenir niveau quantités pour qu’ils puissent se projeter. Lorraine part la semaine prochaine, Julie reprend la main. Proposition d’Elodie d’en faire un réel projet territorial : est-ce que Julie pourrait animer une réflexion sur l’approvisionnement par plusieurs producteurs locaux pour que chacun y trouve son compte ?
On note tous les fournisseurs qu’on a cité sur une feuille à l’étage pour avoir liste de contacts.
- PENSER A RAPPORTER DU CAFE
- Si on a le temps, point poubelles et tri !
Attention à trier les poubelles, et à les jeter directement aux containers dans la rue plutôt que de tout entasser en bas.
- retour formation Solan - Clément & Valo -10min
Très sympa, bonne ambiance, les nonnes sont très drôles. Belle démarche d’autonomie.
Potentiellement d’autres formations pour les monastères à venir. Pourquoi pas organiser une journée/séminaire en équipe à Solan avec demi-journée visite du lieu qui est magnifique ?
- Et si on se faisait le bilan de 2018 ? (Manue-5mn)
Réunion mensuelle de janvier : point bilan de l’année. Partager ensemble les grands points positifs et négatifs de l’année, par pôle, par organe de gouvernance, par commission. Pour faire une évaluation globale et voir comment s’améliorer. OK!
- Fixons les dates des réunions mensuelles à l'avance :
Janvier : CA/séminaire les 10 et 11 à Valence
Mensuelles :
Janvier : 8/01/2019
Février : 5/01/2019
Mars : 5/03/2019
Avril : 9/04/2019
Mai : 15/05/2019
Réunion du mardi 20 novembre 2018
- Nouveaux horaires retour de Caro (5min)
Mi-temps thérapeutique jusqu’au 18 janvier 2019. Jours de présence : lundi et mardi, jeudi après-midi et vendredi matin. Missions prioritaires définies : stratégie 2019-2021 de fundraising, principalement sur projets séjours d’immersion, jardin pédagogique, AAE. Recherche de nouveaux produits partage + identifier nouveaux partenariats + rédaction des procédures Don en Confiance.
- Petits points de Carinette (10min)
Réunion sur les festivités 2019 à Lablachère le 5/12 à 18h30, qui y va ? Léa OK.
Maritchu super contente du stage clown et de la location de salle, elle demande à louer à nouveau pour deux week-ends : 26-27/01 et 2-3/02. Ok si rien d’autre de prévu.
Mariette demande la salle pour 9-10/02 : Ok si rien d’autre prévu.
Point de vigilance : attention aux travaux Cuisine cet hiver : Réouverture du panneau de bois entre cuisine volonterre et « dortoir » ; suppression du dortoir + pose du carrelage.
Procès de Nature & Progrès contre l’état pour écocide, on s’associe ? OK pour relayer.
Mariette propose une animation CNV à l’AG : OK aux mêmes conditions que les AAE. Léa/Vivi/Caro/Julie se font un point bientôt sur l’orga AG/BàP
Clément propose que l’on soit lieu « relais » pour les tests d’urine de l’opération « Du Glyphosate dans mon pipi » : OK, il doit se renseigner sur les modalités !
Eglantine, ancienne volonTerre aimerait être bénévole pour participer/découvrir notre gouvernance. On commence à avoir pas mal de demandes du même genre = intérêt grandissant. Proposition de les inviter parfois en observation de nos réunions ? Plutôt défavorable car attention au côté intrusif/manque de contexte/incompréhension qui peut porter préjudice à TH. Plutôt leur proposer : 1 doc qui reprendre les différents aspects de notre gouvernance (ex : schéma rapport d’activité 2017 à afficher en grand dans la salle de formation ?) + prévoir des temps exprès (ex : 1x/15j) où les salariés tournent, pour expliquer notre fonctionnement aux volonterres intéressés. + pourquoi pas une journée « Portes ouvertes » qui présente notre fonctionnement au grand public ?
- Bière Java : on en est où ? (Caro)
On peut relancer sur les kumquats. Julie voit la quantité potentielle, et comment les protéger du gel. Caro/Julie demandent à Eva combien il en faudrait dans l’idéal.
- Retour sur projet MEJ (Lablachère, jardin partagé pour la maison de l’enfance) – Julie
Le projet a repris avec un autre « chef de projet ». La question est : quel engagement de TH sur long terme ? Pour le moment Julie a engagé TH seulement sur construction d’une aire de compostage au printemps prochain avec Volonterres. Possibilité de leur apporter une aide matérielle/financière ? Idée de leur donner des plants + possibilité d’un petit don monétaire pour achat matos ? Voir avec Elodie les budgets France.
- Qui peut remplacer Virginie dimanche aux journées de l’arbre à St-Jean-Du-Gard ?
Urgent ! C’est Léa & Carinette qui préparent le stand jeudi dans la journée.
- Demande de partenariat Com’ (échange visibilité) d’une ancienne AAE qui travaille au
Conservatoire des fruits et légumes anciens du Béarn : utilisation logo TH et visibilité. Requestionne la posture de TH en terme de partenariat. Caro et Léa se penchent sur une liste de critères d’acceptation ou refus, avec Elodie ?
- Utilisation WC du haut plutôt que du bas en hiver ? (Caro 5min)
Il y a bien un compost de toilettes sèches en haut mais il faut demander à Géo si c’est OK niveau normes (le compostage ne doit pas être en contact avec les plantations/sols des jardins ?) + si on préfère utiliser ces toilettes il faut prévoir PQ + sciure + savon + serviette à main.
Mardi 6 novembre
Animateur : Jeremy
Maitre du temps : Vivi
Secrétaire : Clément
Distributeur de parole : Olivier
Lieu : Bureau des jardiniers
- Ménage, poules, chat automne/hiver
Roulement pour les différentes tâches d'hiver
Tableau des tâches affiché dans la grande salle
Tout le monde doit s'inscrire
Proposition de repas en commun les mardi et jeudi :
Le mardi : chacun ramène de quoi partagé
Le jeudi : Cuisine en commun avec les Volon'Terre locaux
Possibilité de vente de légumes aux salariés : a partir de la semaine du 12 nov : salade mesclun, courge , blèttes ( youpi ) pt herbes aromatiques .
- retour sur intervention club de dirigeant
Transférer au comité éthique
Envoyer à Anne-Laure le lien du site APM --> Clément
Ok sur principe, faire une proposition et voir si intervention des ATH
- logiciels libres, open source... TH contribue financièrement de temps en temps ?
Ok sur le principe
Voir comment ça fonctionne - Jeremy le met au budget informatique
- Commencez à réfléchir à vos budgets 2019.
Prioriser en commun les besoins de l'asso, arbitrages faits en équipe à la mensu.
- Rappel radiateur
Chauffe de 6h30 à 17h30, régime réduit la nuit
Laisser les radiateurs sur la position 3 dans les bureaux
Éteindre les radiateurs de la salle de formation la nuit
Éteindre les radiateurs du grenier quand pas utilisé
- Un tipi gratuit, ça vous dit ?
ça doit se démonter l'hiver pour pas que ça s'abime, on n'a pas d'endroit pour le ranger
- Procédures
Qui écrit les procédures suivantes :
Garde fou pour assurer la transparence. Demande de Dons en Confiance
Comptabilité : sur achats ok
Communication : Léa a commencé sur les validations des publications
RH : Jeremy en fait une
Comité Éthique : la charte suffit ?
Qui vérifie ? Proposition d'un groupe mixte Administrateur/salariés pour contrôle --> en cours
Procédure accessible sur le google drive, Jeremy envoie bientôt le lien.
- Arrêt sur image début cahier des charges cuisine , quelle suite y donner ?
En tout 12200 €
4500 de légume
2000 de fromage / oeufs ...
Assez peu pour les extras (pate de noisette = 200, tofu = 500, ...)
1500 € de légume vient du jardin
manque : pain / huile cretes /...
Pas bcp d'économie à faire sur les extras
Au regard de cela, comment orienter le CdC.
Fournisseur principal = echoppe bio
Marge de manoeuvre sur la production de certains légumes du jardin
La diversité des repas actuel est une bonne sensibilisation mais étudier la possibilité de simplifier.
CdC doit être fait par rapport à un projet précis, difficile d'avancer plus sans définition claire de ce que va devenir la cuisine
Objectif du cahier des charge : local et familial et saison
Autres pistes :
simplifier les repas
Tofu : voir si cohérent (bilan carbone, essentiel ?...)
Faire un peu d'économies sur chaque extras (tofu, pâte de noisette, algues...) mais impact limité et on se prive d'une plus-value
Moins de diversité au sein d'un repas, plus digeste, moins lourd
Réflexion sur le cout des repas : les volon'terre, les salariés doivent ils payer les repas ?
Inviter Isa à ces réflexions.
Voir Steph pour cout de revientà 3.8 €/repas
Voir avec Françoise et Elodie pour conseil sur CdC --> Lorraine
- Les petits points de Carinette
2 entrées gratos pour Vivez nature, demandez à Carinette si vous avez que ça a faire
AMAP demande salle pour AG le samedi 1er décembre. Mais stage, 0 inscrits pour l'instant. Annulé 10 jours avant.
Mariette demande la salle les 19 et 20 janvier --> ok
- la plateforme de marque : Petit rappel : retours attendus - strat de com (doc envoyé par léa) pour vendredi. "Qui ne dit mot consent" (Léaképalà)
Mais il bugue ce doc, n'ouvrez pas le power point... Manue la prévient