CR Juin 2020
CR réunion hebdo mardi 30 juin 2020
1) Valorisation des formations des salariés
Décision : quand un salarié bénéficie d’une formation, penser à mettre en place une fiche de transmission afin que d’autres puissent profiter des apprentissages.
Ces fiches ou les documents pédagogiques pourraient ensuite être archivés dans le dossier Capitalisation.
2) Mise en place des formations à la ½ journée et places disponibles pour les salariés
Les formations à la ½ journée sont lancées pour cet été. Peu d’inscrit pour le moment mais TH souhaite mettre en place la dynamique. Du coup les formations pourraient être ouvertes aux salariés. Sur des jours de récup ? A quel prix ? C’est à décider.
Certaines formations non encore réalisées ont besoin d’être testées (ex : fabriquer ses cosmétiques avec Julie : un déodorant solide et un dentifrice).
Calendrier dispo sur le site et flyer en cours d’impression.
3) Point compta (Olivier)
Olivier part en vacances 3 semaines à compter du 6 juillet.
Pendant ses congés :
• Pas de carte bancaire
• Si besoin de chèque, Vivi a la signature
• Si besoin de virement urgent, envoyer un mail à Carine.
• Si besoin espèces : voir avec Carinette
4) Rôle des salariés administrateurs (Tanguy)
En vue de la réunion du CA du 9/07/20, un point est à clarifier sur le rôle des salariés administrateurs à la demande du CA.
Brainstorming sur la vision de l’équipe sur ce point :
• Proposer des points à l’ordre du jour
• Faire remonter la voix de l’équipe auprès du CA et inversement
• Participer aux réunions du CA + GRH + Bureau + commission finances (GRH et bureau en 2nde année).
• Être garant des décisions prises par le CA en vue de leur prise en compte par l’équipe salariée. Porte-parole pour bien clarifier les décisions (qui fait quoi, comment, …)
• Droit de vote au CA (sauf en cas de décision où salarié peut-être juge et partie).
• Passation entre 1ère et 2nde année (à amorcer en fin d’année).
• Tâches concrètes : transférer les comptes rendus de réunion, informations orales, participations aux réunions.
• Si tâche trop lourde, ne pas hésiter à le dire (possibilité de partager les tâches / les réunions car binôme). A noter que ce sont les réunions GRH qui sont le plus chronophages (une réunion mensuelle). Mais cela semble s’alléger si la personne qui a en charge une partie de la GRH dans sa fiche de poste s’empare des questions les plus importantes.
5) Organisation des jardins en septembre avec le départ de Julie
Compte tenu des difficultés financières liées au Covid, il n’est peut-être pas envisagé de remplacer Julie de suite. Cela risque de poser problème en septembre et octobre compte tenu de la charge de travail importante au jardin sur ces 2 mois (Formation, AG, Fin de saison de maraîchage, …).
Plusieurs options possibles :
• Embauche d’une personne pour 2 mois
• Solidarité entre les équipes TH : peut être certains salariés des autres pôles peuvent donner un coup de main. Attention : compétences en animation nécessaires car rôle de transmission.
• Valo aura finalisé l’écriture du livre en cours. Peut être pourra t’il dégager du temps pour l’animation des jardins ?
• Géo propose de dégager une journée consacrée au bâti pour se consacrer aux jardins.
• Embauche d’un stagiaire (le stagiaire en stage pratique actuellement apporte un vrai soulagement aux jardiniers actuellement). Plusieurs personnes intéressées.
6) Point finances : CR de notre COMOF du 29/6 (Carine)
Carine a présenté l'impact COVID et sur base 25 juin impacts sur le résultat
Un impact au final assez faible
Impact COVID
• 3 000 € sur les ventes (Bourse aux plantes – 2500 €)
• 25 000 € net sur formations en constaté et aussi en prévisionnel (0 stage cet été, base de 12 personnes, 1 LPAE sur 3) et en réduisant honoraires non versés aux formateurs (économie de 5 000 €)
• 21 000 € sur cartes agir CCOOP du fait du confinement en constaté et en intégrant que niveau bas jusqu'à fin juin (à voir si reparti ou pas et voir impacts possibles sur la conso si français partent plus en France cet été)
• 2 500 € sur activité Lilo du fait de moins de pubs
Un impact de -51,5 K€ en recettes
En emplois
12 000 e économies du fait du chômage partiel
12 500 € économies sur fonctionnement et déplacements
20 000 € de non consommé fonds propres MED 2020 mais décalé 2021 (cela laisse une chance pour trouver un financement)
Un impact de -44,5 K€ en charges
Soit – 7 k€ d'impact covid sur 2020
Se réduisant à 0 en intégrant économie de – 4 k€ suite départ Julie et l'import d'un mécénat acquis de 3 K€
Nous avions prévu un atterrissage à l'équilibre en 2020 grâce à l'espoir de trouver 57 K€ de fonds privés. Nous avions prévu qu'au cas où, nous avions le RAN pour financer cet écart dans le pire des cas
Ce pire est maintenant probable
• Il semble que le livret Agir ait une augmentation de son en cours et donc impact sur les dons (estimation délicate mais possible autour de 15 Ke)
• Diverses économies possibles à hauteur de 7 k€ (sci ?)
Nous partons donc sur une perte de – 35 K€ pour cette année, finançable par RAN
7) AG : quelle forme cette année ?
Résultat du brainstorming
Plutôt une forme légère cette année compte tenu des incertitudes liées au Covid avec :
• Ouverture au public en journée (avec petits ateliers attractifs, balade musicale ? Création Landart ? )
• Soirée « entre nous » (administrateurs et salariés
CR réunion hebdo mardi 23 juin 2020
- Livre ULMER sur le jardin : kékonfé ? (Léa 10min)
Projet de livre avec les éditions ULMER (Lila Hervé-Gruyer)
Quel objectif derrière ce projet de livre, alors qu’il en existe déjà beaucoup sur le jardin ?
Faire un livre vraiment technique/pratique sur le jardinage pour débuter, avec des schémas, des belles photos
Axer sur le sol, la vie du sol
Lui proposer plutôt de revenir vers nous à l’automne.
Prévoir 1 mois avant des échanges avec l’éditeur.
Demander format, nb de caractères, graphisme, nb de pages…
- Visite du 13 juillet : qui qui qui qui ?? (Léa 5min)
Valo fait la visite.
Vivi en binôme sur l’intro.
Jardiniers demandent à Lukas + Virginie T pour le stand et le guichet.
- Salon pro La terre est notre métier, septembre, bretagne ... ? (Léa/élo)
On dit non, mauvaise période, pas le temps…
>> POUR RAPPEL : l’AG est le 3 octobre.
- Problématique des RH au jardin en septembre/octobre
Besoin d’embaucher quelqu’un sur 2 mois car sinon vraiment trop de choses à gérer cette période-là, entre l’AG, tous les stages LPAE + les volonterres ça va etre très difficile. Le GRH a déjà l’info, mais besoin que l’équipe soutienne cette demande.
Prochain GRH le 30 juin.
- Accueil stagiaire ISTOM et COVID (Clement, 15 min)
Convention de stage avec mesures Covid à respecter.
Demandent de respecter impérativement les mesures.
Il faut leur dire qu’on ne peut pas leur garantir, on prévient l’ISTOM.
Clément leur dit qu’on met tout en place à TH mais qu’on ne peut pas garantir donc c’est responsabilité personnelle.
- Retour rapide sur visites vues par les VLT (Clément -3 min)
Ils ont vraiment aimé la visite, même si elle est arrivée qq jours après.
Bien aimé que d’autres salariés présentent en intro ! Donc allons-y, tous et toutes ;)
- Fuites des datas? le wifi on en parle? (fred - 10 mn)
Fred se pose des questions sur la gestion des données à TH.
1er point : Niveau respect environnement : on ne devrait pas consommer trop de data.
Léa a pas mal consommé de data avec l’upload des vidéos, mais pas autant que ça donc on ne sait pas vraiment d’où ça vient.
Préférer utiliser le réseau PARITEL en filaire si possible.
Fred nous fera une démo la semaine prochaine pour savoir comment se brancher facilement sur la nouvelle box ou sur paritel.
2ème point : quid du wifi ? On avait dit qu’on couperait le wifi et qu’on serait tous en filaire, donc dès aujourd’hui on coupe le wifi.
- Paille salarié à 3 euros la botte #quinenveut? (fred - 2 mn)
80 ballots de paille à vendre, à 3€ la botte.
Cette vente permet d’équilibrer un peu les comptes pour le jardin.
Fred a fait un tableau GoogleDoc qu’il envoie à l’équipe dans la foulée.
Peut-être limiter à 10 ballots chacun.
Valo aura bientôt des sacs de fumier à la vente également.
Il nous tiendra au courant.
- Le confort de la salle de formation ? (Léa 2min)
Plusieurs stagiaires ont fait des retours sur les chaises pas confortables.
On peut leur proposer d’apporter des coussins, mais pas le budget pour changer le matériel.
- Systématiser le relevé de témoignages stages + VLT sivouplé (Léa 5min)
Besoin pour la com’ de témoignages stagiaires impérativement à chaque bilan svp faire remonter à Léa. Plus simple si vous prenez les notes sur ordi comme ça juste à envoyer par mail :) merciiii
- QQ infos de la com' (Léa 5min)
> Collecte jardins solidaires en cours et bien commencée : déjà 5600€ sur 10 K
> Reprise de l’accompagnement marketing digital avec Melody de l’Agence Cause avec mailings, réseaux sociaux + référencement web
> Accompagnement Relations presse aussi reprise pour 6 mois avec Pascale de l’Agence RUP, plusieurs médias en cours (France culture, TV-Matin, L’Huma…)
> Partenariat avec office de tourisme pour vente billetterie pour les visites. Cet été les visites sont comme d’hab TOUS LES LUNDIS à 10H – 5€ par personne sauf adhérents et enfants -13ans
> Fiches péda : la galère pour avancer, car pas prioritaire et clément peu sur ordinateur… 4 fiches faites. On va continuer comme on peut. Valo veut bien aider.
> Les photos de Patrick sont arrivées. Elles sont sur la photothèque Disque dur, et seront mises sur le serveur.
> Ne pas oublier la présentation de l’équipe, avec interview par M-S. Donnez-lui rdv ;)
-Point fête vendredi soir :
> auberge espagnole, musique, enfants acceptés sous la resp des parents ( !), cagnotte pour le cadeau de Jeremy dans les bureaux (1 ou 2€ par personne dans l’enveloppe).
Mardi 9 juin 2020
Animateur.ice : Tanguy
Maitre du temps :
Secrétaire : Vivi
Lieu : grande salle
C : FACILITER SIMPLIFIER ENSEMBLE LES RELEVES D HEURES MENSUELLES - ASTRID (durée ?)
Astrid voudrait trouver un système plus simple pour faire remonter les heures de travail.
Demande d'indemnisation du chômage partiel jusqu'à fin juin; la demande va sur le mois complet, il faut donner ses heures pour le mois (relevé mensuel). Pour les salaires, rattrapage de solde CP , on va essayer de garder tout ça à jour pour avoir un solde au plus juste; pour y arriver, elle a besoin des heures rapidement. Par exemple, les salaires ont été versés le 25, sur un estimatif, avec variable indemnités kilométriques. Comment faire pour que les infos arrivent à temps, et pour que ça ne décale pas les salaires? Le 25 du mois, les autres assos lui envoient les infos principales, avec infos si congés sur la dernière semaine. Elle n'a pas envie d'imposer un fonctionnement, mais envie de trouver un système fluide, surtout pour les heures de récup. Il faut récapituler toutes les infos sur le document qu'on lui envoie (pour l'instant, elle cherche les infos par mail, sur l'agenda, ....). L'importance, c'est d'avoir un système qui corresponde à tout le monde : intranet ou drive?
Discussion dans l'équipe, plus à l'aise avec l'intranet. Astrid nous fera une proposition d'un fichier global, avec une ligne par salarié (ou un onglet?) sur l'intranet : pas besoin d'envoyer chaque semaine nos heures, mais importance de tout récapituler sur la fiche : CP, récup, indemnités kilométriques, ...Forfait jour pour les salariés concernés : 0.5 quand demi-journée, 1 pour journée (1 demi journée c'est jusqu'à 3 h, au delà de 4h c'est considéré comme 1 jour )
I : Breaking news PMED - Tanguy - 5 min
Faute de mission, montage de projet en ce moment : en Algérie, organisation de la première fête des semences (avec Torba), avec axe sur semences locales, avec sensibilisation des paysans locaux à la production de leurs propres semences (financé par le CCFD)
Au Maroc, financement pour les SPG (certification type nature et progrès), TH essaie de construire avec eux la partie accompagnement/formation
En Palestine, partenariat avec Saad, (mauvais nouvelle : annexion de 30% de la Cisjordanie pendant le confinement). Saad va plutôt développer un centre de formation chez lui, et TH va appuyer sur fonds propres et l'aider à trouver des fonds pour la formation (RH) et matériel pour parcelle démonstrative, banque de semences.
ICD: Gestion du Systeme d'Information TH (téléphonie, informatique, outils collaboratifs ...). création d'un COPIL - Carine - 15'
Carine, Astrid et Fred : débrief Réunion avec Olivier Maréchal : bon feeling, bon contact. Il proposerait un expert informatique en temps partagé, et partir sur un système d'information. 1 fois par mois avec les salariés intéressés. cf Carine pour les détails, moi j'ai lâché :)
- Agenda Ritimo à l'accueil. Pour info 18 secondes
- Le NAS, ça reprend. FRED 3 mn 50
Idée de relancer le serveur de TH. Présentation de Fred, voir avec lui. Synchronisation en direct pour les salariés au Mas. Seul soucis : synchronisation J-1 pour les salariés en télétravail (sauvegarde sur google drive la nuit)
Mardi 2 juin 2020
- Organisation des demi-journées d'animation l'été. Valo peut prendre 1/2 journée / semaine sur extraits fermentés; santé des plantes; boutures (fin août); et autres si vous avez des idées pertinentes. Dispo en juillet et deux dernières semaines d'août. Urgent de préparer le programme définitif pour communication.
=> Point jardiniers.
-Visites des jardins :
Bug du fuseau horaire sur le site : les évènements étaient affichés 2h plus tôt (d'où la venue de visiteurs à 8h lundi !!)
Problème réglé.
Tout le monde n’a pas compris la même chose sur la reprise des visites.
On est OK pour reprendre les visites selon le planning établi, avec respect des gestes.
On ne fournit pas d’eau.
Léa et MS rédigent une procédure pour le site web.
Léa envoie le planning des visites à tout le monde.
Les intros présentations de TH sont tournantes, Léa et 1 jardinier briefent le reste de l’équipe.
Le stand peut être tenu par Carinette ou d’autres. S'inscrire dans le planning.
- Point Sommet des Oasis (Léa, 5min)
Le Sommet aura lieu du 8 au 18 juin en ligne.
Déjà plus de 5000 inscrits.
Plusieurs médias en parlent (France Inter, LeMonde, …)
La conf de T&H sera diffusée le 12 juin.
- Webinaires : comment on continue ? (formation classe virtuelle, qui, thèmes... ) Léa 10min
Est-ce qu’on continue les présentations webinaires ?
Prochain webinaire Expertise prévu le 9 Juin.
Possibilité de proposer d’autres thématiques comme temps de question/rép jardinage (pratique), SI, ou avec autres formateurs (cuisine ? …), plantes sauvages… ?
Voir avec Léa.
- Mensuelle du 16/6 maintenue ? ODJ ?
On se donne une semaine pour trouver un ou des sujets importants.
Déjà 1 sujet : reprendre le bilan du confinement par pôle et en faire des propositions stratégiques.
-Annonce Julie :
Julie quitte T&H fin août pour de nouveaux horizons. Elle est contente de sa décision !