CR Mai 2023

CR réunion mensuelle du 23 mai 2023
Présents : Jean (animateur), Olive (Maitre du temps), Corinne (secrétaire), Léa (vice secrétaire), Victor, Carinette, Maysam, Arthur, Camille, Véro, Vivi, Carine, Caro, Hugues, Valo, Fred, Morgane, Andréa, Virginie T , Elia

Excusés : Inès, Arnaud, Berengère, Julia, Inès, Pierre-Yves, Rémi

Recherche acteurs / actrices pour spot cinéma TH (Andréa, 10’)
Le spot va durer 30’ – un couple (ou deux amis) vient à TH, l’un des deux a beaucoup d’idées reçues sur TH, l’autre est convaincu par TH – il y aura très peu de dialogue, mais une voix off. Les acteur.ices sont surtout là pour figurer. Peut-on proposer aux volonterres ? c’est risqué car le délai est court.
-Le tournage sera assez court : une balade dans les jardins, prévoir une demi-journée.
-Réalisation faite par l’agence « nouvelles réclames », coordonnée par Andréa
-On peut proposer à des comédiens locaux mais bénévolement ?
-Tournage prévu mi-juin / fin-juin.
>> décision : Camille se sent de jouer avec Arthur

TH – on fait le point : comment ça va ? (Léa, 45’)
Contexte :
Réunion hebdo du 16/05 : discussions qui ont amené à se rendre compte que quelque chose « ne tourne pas rond » en ce moment dans l’équipe opérationnelle. Contexte des projets difficiles, ambiance particulière, passation entre anciens et nouveaux, stress, démotivation… Les personnes qui étaient là à l’hebdo ont senti le besoin de poser les choses en mensuelle pour identifier d’où viennent les problèmes, est-ce que c’est général ou seulement pour quelques uns, et quel est le degré de « gravité » de la situation (crise de croissance ? phase de transition ? …)
Léa s’est proposé de préparer une animation pour délier et recueillir la parole.

Animation :

> La ligne de la joie au travail : chacun.e colle une gommette (plutôt côté joyeux ou côté triste en fonction de comment iel se sent en arrivant au boulot)

• – > constat : les gommettes sont plutôt côté joyeux ! :)

> Binômes d’écoute empathique (3’ par personne puis on échange)
Parole libre et l’écoutant doit identifier 3 éléments positifs et 3 éléments négatifs

> Mise en commun anonyme
Points négatifs
Trop de réunions
Manque de motivation
Manque adhésion à la mission
Bcp de départs
Séparation salariés/ VolonTerres/stagiaire
Inquiétude sur le projet Noria
Manque rangement ménage
Manque relativité dans la vision
Mauvaise répartition des tâches
Mauvaise valorisation du travail
Implication valeurs persovaleurs communes
Différence entre le statut et les compétences
Difficultés d’intégration des nouveaux
Fatigue émotionnelle, déception, tristesse, besoin de retrouver une vie paisible
Mollesse au mas de Beaulieu
Inquiétude à la raison d’être de l’asso
Sous-utilisation des outils en place
Turn-Over
Manque d’accord/décisions communes
Tensions dans l’équipe
Flottement/ Latence
Manque de temps de réflexion
Solitude sur la réflexion stratégique par rapport à certains projets

> Rassembler ces éléments négatifs en « patates » thématiques.
Problématiques qui ressortent : ORGA INTERNE / GOUVERNANCE / STRAT ET MISSION ASSO
Conséquences : MAUVAISE AMBIANCE / TURN-OVER
Vigilance : le turn-over n’est pas uniquement dû à des problèmes internes mais aussi à des projets perso. Question : dédie-t-on du temps à des projets perso si on est vraiment bien dans son travail ?

> Résolutions à ces problématiques
Pistes à creuser/travailler
- Recrutement d’un facilitateur RH
- DLA pour améliorer la gouvernance
- Accompagnement sur la stratégie (fin 2023 – 2024)
- Réunions de Copil et GT plus régulières
- Montée en compétences et évolution des instances Jardin Intérieur et GRH
- Repenser les espaces de travail pour favoriser la concentration
- Réfléchir à la confiance entre salariés missions de chacun – clarifier les fiches de postes de chacun et les envoyer à toute l’équipe ou les mettre dans « ressources partagées »

Points positifs
Bonne ambiance, bienveillance, collègues +++
Cadre, environnement ++
Gouvernance ++
Orga du travail, autonomie, missions ++
Mission commune ++
Projet Noria motivant ++
Implication des salariés
Bonne communication interne

> On « célèbre » le fait que des pistes de résolutions des points noirs identifiés sont en cours, ainsi que les nombreux points positifs énoncés qui viennent contrebalancer les négatifs.

Stratégie TH – (Carine, 20’)
TH a déjà été accompagné pour établir des stratégies à 5 ans.
Pas sûr que le FRIO puisse financer notre accompagnement, mais on va essayer de déposer notre demande avant le prochain comité. En moyenne entre 15 et 20k € et accompagnement qui début en septembre.
Sinon, on peut trouver un consultant nous-même et le financer nous-même (pour prendre les devants). On peut séparer les pôles d’activité, écrire les TDR et spécifier le rôle qu’on veut donner au consultant si on en prend un.
Le CA est tjr associé à la réflexion stratégique, de façon volontaire.
Proposition :
-faire d’abord 1 temps tous ensemble pour travailler sur la vision, avec un consultant. (nécessité d’une mise à jour de la vision commune due aux nombreuses arrivées dans l’équipe)
Puis 3 accompagnements différenciés sur l’opérationnel : AE citoyenne / AE paysanne / AE solidaire.
=> ajouter des temps collectifs avec toute l’asso pour avoir le recul des autres. Si certaines personnes veulent participer aux trois c’est possible aussi en fonction du temps libre etc.
=> commencer avec 1 consultant pour avoir une vision commune puis décliner dans l’opérationnel par pôles.
=> le « climat » sociétal va avoir des impacts aussi sur les choix stratégiques qui vont être faits : quels publics, quel territoire avant de décliner en « quelles actions »
Pour le 20 juin, envoi à toute l’équipe d’un draft des termes de référence.
A la mensuelle du 27 juin, décision en équipe.
Groupe de travail stratégie : Andréa, Jean, Hélène, Virginie S., Léa, Valo


Retours sur les décisions du SEMCASA (Andrea)
Les actions non validées doivent être actées ou non dans les groupes / pôles.
Andréa renvoie le doc à l’équipe en précisent que chaque pôle doit se saisir des décisions à valider / invalider.

Actualisation des Groupes, COPIL et instances de GP (morgane)
Voir tableau collaboratif dans RESSOURCES PARTAGEES (envoyé par Morgane pour mise à jour)

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