CR Juin 2017
RÉUNION MENSUELLE - 6 JUIN 2017
ODJ
- Sujet: Besoin d'un référent réunion: Organisation, Logistique, Suivi des décisions ( 15 minutes - Carine - Consultation - Décision)
- Sujet: Repas hors stage (10 minutes - groupe travail repas - Information Consultation)
- Sujet: Création d'un TH "commercial" (25 minutes - Carine - Information Consultation)
- Sujet : participation au festival Alimenterre (15/10 au 30/11/2017) (5min. Léa - Information/consultation)
- Sujet : participation à la fête des Amanins du 23 septembre : table ronde et stand (5 min Titiane - Consultation)
- Sujet : participation au mois de l'AE (Montpellier, septembre). Olivier H. 5 min
- Sujet : Mas des Claparèdes (Oasisdici). Olivier H. 5 min.
- Visite des Jardiniers du Sud samedi 11 juin. info Valo 2 min
- Chapiteau pour fête aux Avols 17 juin. demande Valo 2 min
- Vente de "mère d'Em" . info Valo 5 min
- Réorganisation Accueil : Ouverture, fermeture.. (Carinette & Titiane 5 minutes)
- Action bénévole d'éco citoyenneté (Carinette 3 minutes)
- Vernissage jeu 7 familles caverne pont d'arc samedi 10 juin 17h
REFLEXION
- Sujet/Animation: Quel CA pour TH? ( 25 - 45 minutes réflexions collective)
CR réunion
- Sujet : Besoin d'un référent réunion : Organisation, Logistique, Suivi des décisions ( 15 minutes - Carine - Consultation - Décision)
Liste de tâches proposées par Carine :
> Vérifier l'ordre du jour : solliciter les salariés et relancer si OdJ peu fourni, compléter
> Vérifier qu'il n'y ait pas de redite entre CR des dernières réunions et l' OdJ de la prochaine
> Inviter les administrateurs locaux
> Préparer la logistique de la réunion : lieu, chaises, cloche
> Amener l'ordre du jour
> Animer la réunion, recentrer sur le sujet principal, faciliter la prise de décision
> Gérer la prise de parole = maître du temps
> Rédiger le CR et l'archiver
> Faire le suivi des groupes de travail
Plusieurs options :
> une seule personne est chargée de l'ensemble des tâches
> quelques personnes se répartissent les tâches
> certaines tâches restent tournantes, avec un responsable qui coordonne l'ensemble
> NB : quelles tâches pourraient être incluses dans la fiche de poste de Jérémy ?
Caro : apprécie que les rôles d'animateur, gardien du temps, secrétaire tournent, mais avec un référent qui s'assure de la distribution des rôles et de la conne cohérence d'ensemble
Mélaine :on peut tester avec un référent, pour voir si cela fonctionne bien
Virginie : utilité d'une personne qui suit les décisions et les groupes de travail > relance des personnes > gagner en efficacité malgré la dispersion
Mélaine : fixer des échéances pour les groupes de travail
Clément : Créer aujourd'hui un groupe référents réunions, avec Jérémy comme coordinateur de ce groupe
Jérémy :durable si les tâches sont réparties entre plusieurs, et pertinent d'avoir une personne référente qui fait le lien et le suivi d'une réunion à l'autre
Clément : être plus efficaces pour fixer des délais, désigner des responsables pour les tâches, etc
Lucile : noter le relevé de décisions sur un tableau blanc / paper board
Décisions :
Groupe de travail / groupe de référents : Clément, Caro, Véro, Jérémy (qui coordonne)
Les rôles de Maître du temps, Animateur, Secrétaire restent tournants
A tester pendant 4 mois
Sujet : participation au festival Alimenterre (15/10 au 30/11/2017) (5min. Léa - Information/consultation)
Léa propose de programmer des projetctions avec le cinémas des Vans
Sujet : participation à la fête des Amanins du 23 septembre : table ronde et stand (5 min Titiane - Consultation)
Invitation à participer à une table ronde + stand
Titiane : OK pour y aller tenir le stand, mais pas pour la table ronde
Caro : on y va tous les ans, important, proposer des animations avec des animateurs locaux
Qui veut y aller pour présenter T&H et lien entre T&H et la transition citoyenne ?
Virginie : Alicia sollicite le réseau des animateurs > on attend leurs réponses pour déterminer qui fait quoi
Sujet: Repas hors stage (10 minutes - groupe travail repas - Information Consultation
Groupe de travail réuni : Loïc, Léa, Jérémy, Carinette, Véro, Clément
Propositions pour permettre aux salariés de manger :
Renforcer le duo de bénévoles cuisiniers par un salarié pendant 1 heure pour la préparation, pendant 1 heure pour la plonge (soit une heure toute les 3 semaines)
Rétablir un tarif fixe par repas pris (anciennement : 2 euros 50)
Mettre sur place un cahier avec une quinzaine de recettes de saisons, simples à réaliser
Achat de matériel de cuisine pour faciliter
Discussion :
Q° des inscriptions : s'inscrire par anticipation, avant la date de commandes, pour anticiper sur le nombre
Q° du nombre : limiter le nombre d'inscrits à 25 (pour tester, et réduire si nécessaire)
Attention : proposer des recettes > ne pas limiter la créativité > seulement indicatif pour ceux qui n'auraient pas d'idées
Attention : aide d'un salarié > ils sont déjà souvent 3 bénévoles pour préparer les salades etc > pas certain que l'aide d'un salarié fasse une grosse référence
Q° : est-ce que tous les salariés mangeraient ici régulièrement ? > presque tous si c'est bien organisé
Q° : est-ce que certains seraient empêchés de donner cette heure de participation ? > pas de soucis si c'est bien organisé, et qu'on sait à l'avance ce qu'on a faire et le temps à y consacrer
Carinette peut tenir un planning des participations et relancer les salariés pour leur rappeler les tâches du jour + un planning des inscriptions pour manger
Loïc s'occupe d'acheter du matériel
Les bénévoles "cuisine" commencent dès le début de la matinée, font les cuillettes, etc
Q° du prix : à revoir, en fonction du minimum URSSAF
Conclusion :
> Test sur les prochains mois
> Loïc = référent repas hors stages
Sujet : Création d'un TH "commercial" (25 minutes - Carine - Information Consultation)
Présentation de l'idée générale :
La législation limite les revenus commerciaux des structures associatives d'intérêt général à 60 000 euros
Entre les stages, les publications et les expertises, les revenus commerciaux de T&H fluctuent et se rapprochent souvent de ce seuil
Si développement de la boutique, prestations d'accompagnement, conseil...etc, il deviendrait nécessaire de créer une autre structure commerciale pour gérer ces activités commerciales
Ex : IRAM, AVSF qui ont créé un bureau d'étude en parallèle de l'association
Statuts possibles : association ou SAAU (société ...à actionnaire unique, dont l'actionnaire serait T&H)
Bénéfices : seraient reversés intégralement à T&H
Salariés : plusieurs cas possibles :
Ex IRAM : tous les salariés sont sur la structure commerciale qui les mets à disposition pour l'équipe associative
L'inverse est possible aussi
La structure commerciale paie des impôts comme les structures de l'économie solidaire, cad sur ses bénéfices / elle est aussi assujettie à la TVA > les gros investissements peuvent être déclarés sur la société commerciale > exonération
Lien avec le Comité d'éthique : validation du principe ? validation des produits commercialisés ? des activités développées ?
Deux structures impliquent 2 compta
Tour de table :
Jérémy : pertinent d'un point de vue juridique / plus éthique de séparer l'activité commerciale de l'activité associative
Olivier : très concerné pour l'expertise > plutôt positif : permet d'injecter de l'argent sur des activités cohérentes avec nos valeurs, permet de l'innovation, de l'expérimentation
Pour certaines choses, le statut d'entreprise présente moins de freins que le statuts associatifs > garant de plus de résilience, d'autonomie
Avoir une bonne Charte, des garanties sur les valeurs
Carinette : le renouvellement de la boutique serait une bonne chose, les thés gaïa marchent très bien malgré le prix
Caro : permettrait de développer les produits de partage
Lucas : bonne idée, avec implication du Comité d'éthique
Loïc : pas assez de réflexion pour s'exprimer tout de suite
Isa : permettrait une valorisation de la cuisine en hiver, enquête en cours
Hugo : id Loïc
Titiane : sur la boutique, tisser des liens avec d'autres, élargir la gamme des publications
Clément : côté accompagnement et conseil semble plus juste que boutique en ligne / importance de développer une approche tarifaire différencier pour rendre accessible à tous
Olivier : positif pour l'autonomie, la diversification
J : Intéressant et justifié, bien pour l'ouverture et le développement
Géo : élargi la voilure, permet de grandir et de toucher un plus large public
Mélaine : intérêt d'avoir plusieurs statuts / Q° : savoir dire non sera peut-être plus diffcile
Lucile : intéressant pour l'expertise, gros chantier pour la mise en place
Léa : intéressant, souhaiterait des échanges sur le statut de SCOOP
Virginie : solliciter l'animateur nommé Jean-Luc pour les questions de statuts juridiques
Emmanuelle : idée séduisante, mais qq interrogations : quand AVSF et IRAM ont créé ce statut, elles avaient un volume d'activités commerciales vraisemblablement plus important > un chantier peut-être un peu précoce ?
Etudier le fonctionnement du GRET sur la vente de livre : activités importante d'édition et de capitalisation et pourtant, pas forcément eu recoure à la création d'une structure commerciale > quelle organisation ? source d'inspiration ?
Caro : intégrer la question à la réflexion sur la notoriété > touche l'image globale de T&H + travail en amont avec le Comité d'éthique
très bon tremplin pour l’innovation, connaître plus de produits échangeables, ...
très bon moyens pour lever des fonds pour développer des projets
Valérie : grosse question par rapport à l'image > quels types de produits ?
créer une nouvelle structure demandera un gros travail : comment y faire face avec une équipe déjà bien chargée
Véro : pourquoi pas ?
Virginie : bien réfléchir sur les messages / la notoriété. T&H déjà critiqué sur le prix des stages. Bien préparer la communication sur l'usage des bénéfices.
Clément : les bénéfices de la structure commerciale pourraient-ils faire baisser le prix des stages et des prestations ? > oui, l'entreprise pourrait alimenter un fond solidaire, faire des dons...
Carine : certes le volume des activités commerciales n'est pas encore énorme, mais il est volontairement maintenu bas depuis 2 ou 3 ans > opportunité à saisir > mettre tout à plat
Carinette : attention : anticiper à partir de quel seuil les activités commerciales peuvent être vraiement rentables au-delà des coûts de fonctionnement d'une nouvelle structure ?
Carine : à mettre en place progressivement > dans un premier temps, créer une structure et séparer les 2 compta, sans nouvelles embauches > développer progressivement
Sujet : participation au mois de l'AE (Montpellier, septembre). Olivier H. 5 min
Travail avec plusieurs acteurs de l'AE du terroir de Montpellier
Réflexion sur une Charte de l'AE qui sera proposée à la signature par la métropole
NB : toutes les structures ne sont pas au même niveau d'avancement vis-à-vis de l'AE > comment accompagner la progression ?
Réflexion sur un accompagnement + suivi-évaluation / notation des structures qui souhaitent progresser
Mois de l'AE, mobilisant les derniers acteurs du territoire > T&H engagée sur 3 journées phares :
> Journée sur la mise en place d'indicateurs de suivi-évaluation des structures engagées en AE le 09/09
> Journée de la transition le 23/09
> Journée avec les élus pour faciliter la réflexion sur l'engagement et l'accompagnement des élus dans leurs projets de territoire
> + des chantiers paysans
Sujet : Mas des Claparèdes (Oasisdici). Olivier H. 5 min.
Nouvelle expertise, ex Oasis dici :
> le porteur de projet repense le projet (au terme de 6 ans d'évolution)
> un lieu identifié : le Mas des Claparèdes, bâtiments refais à neufs, ferme en bio depuis 20 ans,...
> l'expertise a permis de valider l'intention d'achat
> suivra une expertise d'accompagnement sur environ 2 jours/mois pdt 1 an ou deux
> 4 objectifs : autonomie du collectif, lieu de formation, lieu de démonstration sur un site avec de très faibles ressources hydriques > avec suivi scientifique type Bec Hellouin / Bec Hellouin du sud
> Toutes les idées sont les bienvenues : projet à la croisée entre T&H, le Bec Hellouin, Les Amanins, Solan,... > créer une petite cellule de T&H
Visite des Jardiniers du Sud samedi 11 juin. info Valo 2 min
Valo anime la visite
Chapiteau pour fête aux Avols 17 juin. demande Valo 2 min
Chapiteau / barnum ? à vérifier en réunion d'équipe hebdo
Vente de "mère d'Em" . info Valo 5 min
Reporté
Réorganisation Accueil : Ouverture, fermeture.. (Carinette & Titiane 5 minutes)
Attention : la fiche de poste du service civique accueil inclue des permanences à l'accueil, ce qui n'est pas légal > à revoir pour les années suivantes
Pour cette année, Carinette a fait beaucoup d'heures sup > sera absente souvent pour les récup
> Titiane OK pour remplacer Carinette les mercredi mais pas sur toutes les récup
> Qui prend le relaie pendant les congés et les récup' de Carinette ? : Olivier, véro, Jérémy
Carine : relais du mercredi pour ouverture 5jrs/5 = activité de saison qui ne prend pas la place d'un salarié > pas de pb de légalité
Virginie : les salariés remplaçants peuvent descendre du chalet mais aussi afficher une proposition à monter les rencontrer au bureau / Carinette pense à bien faire le transfert d'appel / pour les congés, remplacement facile car planifié à l'avance, mais pour les récup, remplacement plus compliqué acr pas prévu à l'avance > mettre en place une petite procédure pour les cas de remplacement
Action bénévole d'éco citoyenneté (Carinette 3 minutes)
L'équipe de scoot envisagée pour le travail sur la cuve s'est désistée
Proposition d'un autre groupe de jeunes du 13 au 25 août, et pas le 18 : 35 jeunes, répartis en 5 groupes de 7 personnes / jours, hébergement autonome,
NB : pour la cuve, besoin d'un budget dédié
Le pôle bâti et jardin reprend la main pour donner une réponse
Vernissage jeu 7 familles caverne pont d'arc samedi 10 juin 17h
Invitation envoyée par Nelly
Vernissage = événement perso > qui veut y va
REFLEXION
Sujet/Animation: Quel CA pour TH? ( 25 - 45 minutes réflexions collective)
Intro :
Déjà abordé en réunion hebdo : place et rôles des administrateurs questionnent, quelles attentes de l'équipe vis-à-vis du CA, comment mieux définir et rendre plus efficace ?
Le bureau a validé la tenue d'un séminaire des administrateurs pour travailler sur ces questions. Les salariés-administrateurs (Virginie et Clément) y représenteront l'équipe. Quelles propositions souhaitons nous faire remonter ?
Valérie : décalage entre réalités de l'équipe et fonctionnement du CA > de nombreux administrateurs ne connaissent que de très loin la vie de T&H
Brainstorming en plénière :
Prop 1 : 1 séminaire d'intégration des administrateurs = 1 temps d'immersion en groupe ou 1 séjour d'immersion individuel quand ils peuvent (plus facile à programmer, plus facile pour l'immersion, l'intégration)
Prop 2 : faire évoluer le CA-salarié pour mieux apprendre à se connaître / brises glace / intervention d'un animateur pour faciliter l'aspect rencontre
Prop 3 : temps de travail en sous-groupe sur des thèmes stratégiques en CA-salariés (comme proposé au mois de mars > tentative de remplacer les commissions) / rendre plus vivant et plus interactif
Attention : le CA salarié peut-il vraiment remplacer les commissions ? > intérêt que les administrateurs s'engagent sur un sujet qu'ils suivent de plus près > mais fonctionnement pas probant depuis de nombreuses années...réflexion ouverte
Prop 4 : connaître d'abord la représentation que les administrateurs se font de leur rôle et du CA, de quel temps ils disposes, ... > profiter du séminaire pour creuser ces questions avec les administrateurs
Rmq : on a appris à se passer des administrateurs > ils ne sentent pas notre besoin d'appui et d'investissement
avoir des référents qu'on peut solliciter par tél ou mail ponctuellement, c'est pratique mais insuffisant > quand on a le nez dans le guidon, on ne se pose pas les bonnes questions, on ne pense pas à solliciter les bonnes personnes au bon moment
Prop 5 : favoriser la convivialité et l’inter connaissance pour que chacun sache qui fait quoi, avec une cartographie claire des projets et des personnes ressources. inter connaissance à la fois sur les personnes et sur les projets, sur les aspects pro et perso. modalité : séminaire annuel hors cadre, sur 2 jours, incluant soirée conviviale
Prop 6 : mieux formuler nos besoins, ne pas seulement présenter les projets, mais inviter à s'impliquer, énoncer des demandes claires
Prop 7 : demander à Mariette si elle a des formats, des outils pour ce type de rencontres (séminaire pour créer du lien)
Rmq : certains administrateurs ne nous connaissent pas du tout, et ne viennent même pas à l'AG
Rmq : au CA, peu de convivialité, même pas le temps de partager un verre à la fin
Prop 8 : donner la priorité au lien, cohésion au sein même du CA
Prop 9 : réactiver et rendre opérationnelle la règle écrite dans le règlement : 2 absences consécutives en CA > radiation
Prop 10 : soirée conviviale entre le CA-salarié et le CA
Prop 11 : proposer un temps de formation sur "comment on communique sur T&H" ntt pour les stands
Prop 12 : activité jardin, comme sous groupe de travail
Prop 13 : mobiliser un animateur spécialisé pour ces temps d'échange (Michel Vidal ?)
Rmq : ACF ; chaque année, chaque administrateur doit faire un CR de son implication annuelle > partagé en cas de demande de renouvellement de mandats > permet une auto-évaluation de son implication, auto désistement si manque de disponibilité
Prop 14 : bien expliciter les contraintes sur l'appel à candidature au CA
Prop 15 : une fois dans l'année au moins, organiser le CA-salariés et CA sur 2 jours sur un axe TGV
Prop 16 : exprimer notre gène vis-à-vis de la non application du règlement intérieur sur les absences > qui limitent le renouvellement
Rmq : des fois, manque de confiance vis-à-vis des administrateurs, par manque de connaissance des personnes ?
Prop 17 : ne pas seulement présenter l'équipe et ses projets, mais aussi demander aux administrateurs de plus se présenter, ce qu'ils font dans leur vie, etc... > créer un espace de rencontres personnelles > un temps juste pour se rencontrer sans autres ambitions
Rmq : avant, les principaux administrateurs étaient tous locaux > les rencontres étaient plus fréquentes
Prop 18 : exprimer nos besoins de liens dans une approche CNV (pas seulement en mode revendication) > par exemple avec des outils CNV
Prop 19 : au prochain séminaire du CA, Virginie et Clément font remonter la demande de l'équipe d'organiser un séminaire de rencontre CA-équipe
Prop 20 : proposer pour le séminaire CA une version élargie avec les salariés pour faire connaissance dès le début / lieu envisagé : Mas de Claperèdes / anticiper la date le plus tôt possible > si possible après la fin des stages (oct, sept ?) > faire sur un WE ? > plus facile à programmer, ou sur vendredi-samedi (avec CA le vendredi et le séminaire le samedi)
Ccl : nourrir la réflexion lors de la prochaine R° d'équipe mensuelle le 04/07