CR Avril 2017
REUNION mardi 11 avril 2017
Animateur : Clément
Secrétaire : Lucile
Maitre du temps :
Ordre du jour :
Présentation Emmanuelle
Agroéconomiste
N'a jamais travaillé en France > première expérience, changement de vie
Pratique l'AE depuis 6 ans au Mozambique, sur des projets d'agriculture périurbaine
Contente d'intégrer une équipe "joyeuse et dynamique, mais un peu fatiguée" (sic > espère ne pas être fatiguée comme cela dans quelques mois)
Vient en renfort au pôle SI mais essaiera de passer un peu de temps avec chacun pour faire connaissance
Cherche une maison avec 3 chambres et un jardin + un vélo
Pôle jardin - bâti : Mélaine, Clément, Valo, Géo, Loïc, Hugo (SC), Lucas (SC)
Jardin et accueil des bénévoles, nombreux l'été (6 à 8 personnes, au moins 2 semaines sur place, mais roulement chaque semaines)
Beaucoup de chantiers au jardin + démarche expérimentale sur les EM
Transmission au jardin par le bénévolat devenus "séjours d'immersion" et par des stages d'une semaine
A fond dans la préparation de la bourse aux plantes, juste après l'AG : vente de 3000 plants/an de légumes, vivaces et aromatiques
Jardin du Mas de Beaulieu plus pédagogiques que productifs : lieu pas adapté pour une production, même pour les besoins de la cuisine du site > l'accent est mis sur l'accueil et la formation des bénévoles / volontaires
Pôle formation :
Virginie et Véronique : ingénierie de formation et organisation
Olivier, Clément, Valo : formateurs
En 2016 : 460 stagiaires (grand public) à T&H et dans les sites partenaires (7 lieux en tout) + VVV professionnels
2017 : fête des 10 ans de la formation d'animateurs + obtention de la certification de la formation (certificat de capacités à animer en agroécologie)
Pôle administratif et support : Carine, Olivier, Carinette
Carine, Olivier : compta, administratif, fonctions supports
Carinette : accueil, inscription des séjours en immersion, inscription des repas
Pôle communication : Caroline, Léa
Publication, relation presse, site internet, news letter, com institutionnelle et com des projets,
Recherche de fonds pour les projet France : accueil des bénévoles (qui coûte beaucoup et ne rapporte pas), réseau des animateurs (besoin de structuration de réseau, poste de coordination, site internet), projet dans la zone de Montpellier, Loire-Atlantique (avec Accès-Réagis), Drôme (avec les Amanins et l'Université de l'Avenir)
Léa : projet de parcours pédagogique dans les jardins = un des gros projets de l'année, pour lequel il y a eu une recherche de financement, en phase de réalisation avec une prestataire illustratrice
Appellation "bénévoles au jardin" :
Problématique et demande de clarification : caro (10mn)
Après plusieurs discussions, le terme bénévole, ou volontaire ne semble pas entièrement satisfaisant sur le plan strictement juridique, car pour l'administration fiscale, Volontaire = personne engagée pour une mission d'intérêt général par un contrat spécifique (par ex. Service civique)
Quand on remplit des dossiers de demande de subv, il y a tjs confusion au moment de renseigner nos publics. En réalité, ces bénévoles au jardin sont des bénéficiaires d'un programme d'accueil en immersion..
Alors 2 solutions :
1. on arrive à trancher dans les 10mn et on valide complètement le terme proposé dans la communication à partir de....?
2. On ne va pas trancher aujourd'hui et on forme un groupe de travail pour une validation définitive au moment de la mise à jour du site internet à partir de nov.2017 (je suggère de revoir la com pour la prochaine saison.)
Termes bénévoles / volontaires pas juridiquement adaptés > trouver qq chose pour traduire "bénéficiaires d'un programme d'immersion et de formation par la pratique"
Créer un groupe de travail : Carine, Loïc, Clément, Mélaine, Lucas + des bénévoles locaux + avis des bénévoles
Deadline : avant de lancement de la nouvelle campagne > été 2017
Réunions à programmer à partir de fin mai / juin
Ethnoplante + autre carinette 5 - 7 minutes
Ethonplante
6 et 7 mai : T&H tient un stand > tableau pour s'inscrire pour la tenue de stand (coin café)
Repas : attention > liste des inscrits pour la semaine prochaine > pas de la place pour tout le monde
Formation à Solan / Olivier :
Nombreuses demandes de formation à Solan pour d'autres monastères
Proposition : organiser une à deux formations/an, à Solan, sur 3 à 4 journées (2 à 3 animées par les formateurs de T&H, 1 par les soeurs), prise en charge des frais par l'association des Amis de Solan
Q°: accord de l'équipe pour le principe de cette collaboration qui renforce les liens entre T&H et Solan ?
Monastères gèrent beaucoup de terres, activités en lien avec la solidarité : OK > accord, consensus
Mariette et CNV / Carine :
Médiation Madeline et Brigitte : quel tarif ? > Mariette propose un prix en conscience
Fourchette proposée entre 20 et 40 euros (sachant que pour presta externe, tarif = 40 euros). 10 heures passées sur cette médiation.
Enveloppe Jardin intérieur prévue au budget : 3 000 euros à répartir entre la formation des bénévoles, et un petit reliquat
2016 : 9 sessions animées pour les bénévoles > mais pas tout à fait suffisant.
Optimal : 10 à 12 sessions à 200 euros/session, soit 2 400 euros > reliquat de 600 euros disponibles
2 stratégies : soit payer au maximum tant qu'on a du budget et ensuite, si besoin, demander un tarif plus bas / soit payer un tarif médian pour garder un peu de réserve
Ccl : demander à Mariette de se positionner sur ce qui lui paraît juste
Recrutement sur mission administrative :
Diffusion locale uniquement : 2 candidatures : une personne non connue et Astrid (+ pôle emploi : 70 CV non intéressant, secrétariat classique d'entreprise)
Le poste va amener le candidat à être en lien avec tous : gestion administrative de la gestion du personnel (fiches de poste, contrats de travail, paie) + soutien administratif (organisation des réunions, CR, CR du CA...) + soutien rédaction des conventions + soutien Don en Confiance (rédaction des procédures)
NB : pas mal de juridique
Astrid candidate ? : 5 ans de collaboration à T&H, dont 2 dernières années compliquées > n'appréciait plus trop ni son poste si l'orientation prise par T&H > ne s'épanouissait plus à l'asso > rupture conventionnelle brutale > échange en cours pour définir si le poste lui correspond
Attendre d'avoir reçu plus de candidatures. Si peu de candidature, élargir la diffusion
Sur la SI, utilité d'une personne qui ait une expérience, des compétences juridiques et sur les procédures, ntt si possible vis-à-vis des bailleurs de fonds
Carine ne veut pas trancher toute seule > remettre la responsabilité au GRH
Actu SI / Lucile
Arrivée de Loric, utilisation du Scenic (passer par Carinette)
Alice : départ en mission au Mali, suivi A&D, UAVES, Projet Tiele avec Atimé, participation à la plateforme des acteurs de l'agroécologie au Mali organisée par la CNOP avec le soutient du CCFD - Terre Solidaire
Jean-Aimé : suivi des dossiers avec le ministère de l'Environnement du Burkina pour ouverture de l'antenne locale, et offre technique pour le suivi de la transition vers l'agroécologie de 20 écovillages pilotes au Burkina Faso
ANIMATION : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : Léa, Caro (1h30) (Aller chercher Isa qui souhaite participer à ce point de la réunion)
- Point bénévoles : Besoins, mode d'inscription, planification
- Point planning : rôle des salariés et déroulé détaillé de la journée
- Point Aménagement : Plan et installation du site
Répartition des tâches et bénévoles : Léa prépare des groupes de tâches > besoin d'un référent de l'équipe/tâche + un certain nombre de bénévoles (ceux de T&H, ceux de LL) :
NB le référent ne fait pas tout seul, il gère surtout le travail de l'équipe de bénévole, les roulements, etc...
>AG institutionnelle : réf = ? : écran, vidéo proj, diapo, urne,...
> Parking : réf = Lucas + Nico des LL : ruba lise, signalisat°...
> Capiteau : réf = Valo
> Installat° du site : réf = Léa : table, chaises, déco, éclairages hors chapiteaux
> Signalétique : réf = Loïc
> Cuisine pour bénévoles et artistes : réf = Isa
> Bourse aux plantes : réf = Valo et Mélaine
> Bar : réf = Olivier + réf externe des LL
> Animat° : réf = Virginie + Alicia
> Toilette sèches : réf = ?
> Electricité : réf = Loïc
> Emargement / pouvoir : réf = Carinette
> Stand T&H : réf = Titiane
Point cuisine combien de repas à servir ?
> faire manger les artistes : ils viennent sans caché > oui
> Isa propose un buffet froid : OK
> Midi : 35 bénévoles
> Soir : 50 bénévoles et artistes
> Q° du nombre des repas à servir restée ouverte
Bar :
> vendre des jetons
Point orga matérielle et logistique
Qq cafouillages ce matin avec Nico (LL) : manque de visibilité dans la répartition des tâches entre T&H et LL > prestat° de 1500 euros : que comprend la prestat° ? > les TdR sont trop larges, pas assez précis
> Appréciat° Nico : orga du concert du soir
> Attentes T&H : orga de toute la logistique matérielle
A clarifier lors d'une réunion jeudi à 10h, présence souhaitée du max de collaborateurs impliqués sur l'AG
> Pb d'électirificat° des concerts, car éloignement des bâtiement (pb longueur câble) : 2 prop : soit faire accostique, sono minimale juste pour les micros de l'AG / soit, concert près des bâtiments
Terrain
Accord des voisins : OK
Plan d'aménagement du terrain : réf = Loïc > besoin de connaître tout ce qui doit être positionné sur place, vers le chapiteau / vers les locaux