CR Juin 2019

Jeudi 27 juin matin - réunion exceptionnelle
Animateur : Vivi/mélaine
Secrétaire : Elo
Maitre du temps : Clém

Une bonne nouvelle : 300 000€ de la coopération monégasque (Merci Lucile !) sur 2020/2022
Koundou : le bureau a validé le don de 2000€ sur budget projet TH pour achat aide alimentaire aux personnes réfugiées à Koundou: question : organisation logistique (achat et appro) à définir et destinataire de l’enveloppe

- Point budget - Carine - 30min
Côté recettes :
Subventions à aller chercher : objectif dépassé
Dynamisation collecte : trop tôt pour prendre des chiffres (en 2018=1500/obj 2019 : 5000)
Rq : il y a bcp moins de visiteurs pour l’instant
Grosse catastrophe : -25% de dons ce qui ferait -36 000€ sur l’année : effritement constaté en 2018 se confirme (niveau équivalent à 2013)
Sur formation : CA stable/prévisions mais chiffres peu rassurants sur l’Ardèche : un LPAE en moins > perte sèche
Sur la stratégie de com’ : outils (internet, plaquettes : OK, objectifs atteints
Sur la notoriété : Agence RUP pour travailler relations presse pour avoir plus de visibilité auprès des médias (12 000€ pour 6 mois pour le démarrage, pris sur assurance vie, 50 000€ prévu sur la com’)
Com’ finance : trouver de nouvelles formes innovantes de collecte (taux de conversion du mail : 0.17%), trouver la façon d’élargir la base de donateurs
Moins de dons : effet Malet ?
Inquiétude sur la tendance baissière
>> Il manque 55000€ pour boucler le budget annuel
>> on arrive en dessous du seuil pour lequel on est éligible au don en confiance (dons doivent être >650 000€)

- Animation Politique salariale - tous - 1h30
Objectif : clôturer un chapitre de la politique salariale
Photo de comment on est aujourd’hui avec ça
Clarifier un cadre avec des points concrets pour permettre au GRH d’agir en tant que représentant de l’équipe
Deux temps :
- un travail individuel inspiré du CR des binômes pour le JI
et un travail en groupe à 4
Restitution :
1- Les hauts salaires doivent être plafonnés : haut salaire stigmatisant, définir ce qu’est un haut salaire (ex : x* smig) : pas OK
2- Une création de poste doit être validée par la com’ finance puis le CA
Proposition : Pole, GRH, discussion avec l’équipe, com’ finance, bureau
3- Le pole propose une fiche de poste et une rémunération cohérente : OK
4- Le GRH procède à l’embauche
C’est le pole qui procède à l’embauche, avec l’appui/soutien du GRH
5- Demande d’augmentation…
Avis du pole : aide/GRH, consultatif
Caler les demandes d’augmentations dans un calendrier en lien avec com’ finances
6- Le GRH s’appuie sur un écart d’1.3 entre les salaires
1.3 = Ecart trop faible pour attirer des nouvelles compétences, écart à travailler
7- la situation familiale ne doit pas justifier une demande d’augmentation
OK
7- Embauche en CDD ou CDI : 3 paliers de salaires
embauche dans la fourchette définie dans l’écart de salaires
Garder un écart faible OK
OK avec une idée de paliers, mais pas ceux définis actuellement : à retravailler
Pas OK avec idée de paliers (crée des catégories)
8- Les besoins des salariés priment sur les besoins de l’asso
Prendre en compte les besoins, mais fixer des limites
Distinguer à l’embauche et en cours de mission
Propositions à valider ou amender
- proposition 1
OK, limite de calendrier nov/janv pour articulation avec montage budget
Le GRH statue une fois toutes les demandes reçues
- proposition 2
Les entretiens annuels sont le lieu de demandes d’augmentations,
Les salariés peuvent solliciter le GRH à tous moments sur d’autres questions
- proposition 3 : rôle de veille/GRH : OK
- Proposition 4 : Veille à ce que l’écart reste réduit
OK si l’écart est un peu augmenté
Fourchette souple entre 1 et 1.7, évaluée à chaque élaboration du projet stratégique
Travailler sur la fourchette acceptable

Le GRH réfléchit au forfait jour : point pouvant faire l’objet d’accords d’entreprises. Ne peut pas être mis en place tant que les accords d’entreprise ne sont pas validés et mis en place
Rq : réfléchir sur la rémunération à l’international (locauxsalariés détachés/équipe TH)
Chaque année : état des lieux sur la politique salariale
Notion de pole : le pole est pas forcément clair et défini : stratégie de l’asso
Discerner les personnes et les instances : veiller à ce que le groupe soit consulté au-delà de la personne impliquée (CA, GRH, com finance…)
Accueillir les nouveaux : bilan annuel par le GRH
Mobilisation JI pour relai équipe lors de ce bilan
Propositions :
Travailler sur les autres avantages que le salaire
Exemple : tickets restau…
Proposition issue du groupe genre d’inscrire dans les accords d’entreprise le congé paternité à égalité du congé maternité
Propositions au CA de septembre : les avantages autres que le salaire : valider par le CA
L’equipe est OK pour elargir l’écart de 1.3 à 1.6 pour l’instant
Fourchette d’écart à discuter.


Mardi 11 juin 2019

>> Orga des 25 ans
Lecture du déroulé du programme proposé par le GT 25 ans
Proposition de faire venir des partenaires internationaux, nationaux et locaux, élargir notre réseau, quand on en invite 20 il y en a 5 qui viennent donc ne pas hésiter à inviter très large.
Michel Vidal pourrait animer l’échange à 18h
Ateliers où on laisse la place aux salariés, administrateurs, adhérents et partenaires de s’exprimer sur l’avenir de TH – forum ouvert ? World café ? (Brigitte et/ou Madeline pourraient animer)
25 partenaires ?
Afficher le rétro-planning quelque part.
Est-ce qu’on inclut la venue des partenaires africains dans le budget des 25 ans ?
Réfléchir à une entrée payante ou adhésion.
Demander au maire de Payzac si il y a un lieu libre pour retourner un peu la terre etc.

>> Point avancement achat maison
Les experts qui vont estimer la maison ne sont pas dispo tout de suite. Jeremy essaye de les bouger pour qu’ils viennent d’ici fin juin. Ils pourraient estimer la maison à vendre mais aussi le mas de Beaulieu.
Note d’intention commencée
« Business plan » du futur potentiel jardin sur 10 ans (potager, petits fruits, verger, aromates, valorisation et transfo…)

3 groupes en world café, pour réfléchir
- bureaux nécessaires à l’extérieur ou non
- espaces extérieurs, plans, bâti existant
- projet associatif 2020
Projet associatif :
- Tout ce qu’on aimerait faire sur ce nouveau lieu rentre dans le projet associatif actuel et donc potentiellement celui de demain
- Certaines activités ne sont pas dans le projet actuel mais possibilité de s’ouvrir vers d’autres domaines
- Beaucoup de changements en terme de RH (accueil et jardin)
Bureaux hors Ardèche :
- quels sont les besoins (déplacements, réseautage, bailleurs, accès transports en commun…)
- Besoins qui ressortent le plus sont la représentativité, le réseautage (bureau d’expertise) et les liens avec partenaires, RP…
- Différents lieux proposés : Paris, Marseille, Montpellier, Lyon, Valence (coût important de location de lieu, équilibré par gains sur le long terme)
- Aujourd’hui, Françoise fait bcp de représentation, mais elle ne sera pas toujours là
- Prendre en compte les futurs recrutements
- Imaginer un espace de co-working pour faciliter les échanges
- Proposer plus de télétravail pour les recrutements
- En défaveur : casse la cohésion de l’équipe
- Si achat du lieu voisin, possibilité d’avoir un hébergement sur place en Ardèche, donc potentiellement plus facile d’accueillir des personnes extérieures sur de longues périodes
Organisation spatiale :
- Grenier : hébergement (dortoirs ou appartement SCV) – problème d’amortissement économique si on propose des logements autres que dortoirs
- Accueil : RH nécessaire donc coût en plus
- Bureaux / salle de formation : aménagement PMR nécessaire
- Cave : magasin de producteurs, est-ce que ça a du sens ? Concurrence avec les autres magasins qui existent – penser aux horaires d’ouverture
- Cave : production de champignons / animaux /  LiFoFer
>> équilibre économique est délicat. Seule rentrée d’argent est l’hébergement.
>> si on pouvait avoir le terrain, sans la bâtisse, ce serait plus raisonnable pour l’asso. Se renseigner sur la possibilité d’acheter les terres uniquement.
>> se renseigner si parmi les sympathisants de TH il n’y a pas des gens intéressés par l’achat d’une partie.

Conclusion :
En terme de projet associatif, ça correspond bien, mais en terme de bâti on n’est pas sûr que ce soit rentable car c’est risqué en terme de revenus (locatifs ou autres).
Il faut remonter à chaque bureau (prochain : jeudi 13/06) notre état d’avancement. On attend l’estimation prix de vente.
Clément fait la synthèse de son groupe, Olivier H du sien et Julie du sien.
Tous ceux qui ont des infos les envoient à Léa qui synthétise tout et envoie au bureau.

>> PAF : recrutement responsable administratif et financier
=> bilan des 9 mois de Carine en presta = manque de temps de travail.
Certaines tâches ne sont pas faites ou mal faites.
PAF regroupe beaucoup de domaines : compta, gestion finances, administratif et RH, procédure, accueil et BDD…
Le futur RAF reprendrait la partie procédures qualité, contrôles de gestion, contrôles interne, comité des risques, gestion RH (avec Jeremy en appui), et finances en binôme avec Carine (au moins 1 an) puis en autonomie.
Facilitateur de gouvernance partagée : ce rôle peut être endossé par un binôme de salariés, sur une période donnée (ex : 1 an).
Jeremy garde la partie purement administrative (assurances, contrats…) + informatique
Son 24h/semaine pose question car les besoins sont plus élevés, son contrat a été accepté à l’époque quand Carine était là, puis elle est a décidé de partir et depuis c’est trop pour Jeremy, mais il ne peut pas augmenter son temps de travail.
Le pôle SI a un vrai besoin en terme de suivi bilan financier et rapports. Alice et Manue n’ont plus les compétences avec d’aussi gros budgets à gérer.
Vigilance sur le fait de « retourner en arrière » en embauchant quelqu’un au rôle de RAF ?
Non, car Carine faisait beaucoup plus que le rôle d’un RAF. Si on embauche un RAF avec missions claires et définies, ce n’est pas un retour en arrière.
=> Pour le moment, ce recrutement n’est pas encore budgété.

• D’abord un partage avec l’équipe puis si validation, présentation à la commission finance (18/06).

>> Décalage de l’activité « entrainement aux éléments de langage pour les publics » : pour commencer seulement entre personnes concernées.

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