CR Janvier 2019
Présents : Valo, Manue, Alice, Clément, Valérie C, Jeremy, Olivier H, Géo, Olivier G, Caro, Tanguy, Fred, Véro, Virginie, Carinette, Elodie, Julie, LéaTOTAL TEMPS = 2h30
- SEJOUR IMMERSION : point groupe de travail (15 min)
Réorganisation du mode d’inscription des volonterres. Questionnaire à télécharger et à renvoyer.
Participation aux frais a augmenté à 35€. Les inscriptions se feront 2 mois par 2 mois. Julie s’occupe avec Carinette de relire les questionnaires, pour qu’il y ait le plus possible équilibre homme femme et âges différents. Il faudra peut-être clore les inscriptions si il y a trop de demandes.
- Cuisine réflexion collective : prestataire ? organisation volon'terre/salarié / nouvelles vocations (30 min)
Isa a été reconnue inapte au poste de cuisinière et à tout autre poste dans l’association. Elle va être licenciée pour inaptitude. On se retrouve donc sans cuisinière.
2 solutions envisageables :
=> un prestataire vient et utilise la cuisine (déjà 4 personnes intéressées, Stéphane, Marie, Robert ou Valérie de St-André) : + adapté pour les stages déjà bien remplis (typiquement : semaine AAE), mais moins intéressant pour les stages avec moins de personnes inscrites car sera payé au couvert donc peu.
=> un prestataire plus classique type traiteur vient livrer des repas : pour les stages moins pleins.
Il faut bien détailler ce que comporte la prestation (ménage ? courses ? cahier des charges, utilisation des produits du jardin…). AAE = 6 semaines déjà sûres.
Le plus simple serait que le prestataire passe sa propre commande et reparte avec son matériel brut qui reste, en suivant le cahier des charges (initié par Lorraine, à terminer).
Robert et Marie ont proposé de continuer à travailler sur le cahier des charges. Besoin de salariés pour accompagner Julie dans un GT sur la construction de ce cahier et l’articulation globale prestataires, fournisseurs, en incluant Marie et Robert (Vivi, Julie, Jeremy). Approvisionnement avec le Domaine de Mercoire pour les volonterres ET les stages. Utilisation des produits du jardin au maximum quand c’est possible, priorité à la cuisine des volonterres. Un autre groupe de travail sur l’organisation repas volonterres/salariés (Carinette, Julie, Clément).
Le Jardin Intérieur appelle Isa pour l’inviter à un pot/repas/soirée pour son départ et réfléchit à un cadeau.
- Les news du GRH (GRH, 5 min)
=> Prestataire pour faire le ménage salle de formation avant chaque stage et sanitaires + tous les deux mois ou coup dans les bureaux et espace volonterres. Il faut définir un planning et mini cahier des charges pour utilisation de produits écologiques. Julie peut faire la passation et réfléchir aux conditions de la prestation.
=> Demandes d'augmentation :
7 demandes d’augmentation lors des entretiens annuels. Si elles étaient toutes acceptées au niveau demandé cela équivaudrait à 20 000€. La commission finance a statué puis le GRH. Toutes les augmentations sont acceptées mais par forcément à la hauteur demandée. Le GRH donnera les détails directement à chaque salarié concerné.
=> Proposition de la commission finance de valoriser ceux qui ont été investis dans les instances (GRH, bureau, JI). L’asso fait bcp d’économies car pas de direction et les salariés font partie de ces instances sur leur temps de travail. Chez nous, ça tourne bien et les rôles dans les instances tournent aussi donc l’idée était de valoriser ces temps de travail en plus et l’implication, les compétences que ça demande. La prime serait rétroactive car ça parait plus juste à la CF.
=> Prime d’ancienneté / prime d’inflation / prime 13ème mois. La CF propose au CA : une prime liée à l’inflation OK et prime d’ancienneté OK mais pas de fusion des 2.
13ème mois est acté sur le principe mais tant que les ressources ne sont pas stabilisées ce n’est pas à l’ordre du jour.
- Salarié/admin : réfléchir à la succession de Manue et de Carinette - Election sans candidat en février ou mars
- Point budget - Carine (30min)
Budget 2018 : -35000 hors don assurance-vie.
Points sensibles :
- collecte de dons de fin d’année (-42%)
- clôtures de livrets Agir (-10000)
- formation (-58000 sur le chiffre d’affaires)
Niveau charges, dépenses assez rigoureuses et pas d’excès de dépense.
Ce déficit va être comblé par les résultats des années antérieures. Le don assurance-vie va être réparti plus tard. La CF propose au CA de répartir ce don sur des poches d’investissement (bâti, irrigation, informatique : 30 000 / 30 000 lancement de la SASU / 50 000 sur la com avec nvelle stratégie notoriété / 85 000 sécurisation des missions sociales ou develpmt de nouveaux projets / 85 000 de RH pas forcément sur 1 année : politique salariale, montée en compétence des équipes…)
Prévisionnel 2019 :
- 45 000 à la fin de l’année (qui peuvent être financés par les poches de sécurisation)
=> aucun nouveau partenariat en 2019 autre que ce sur quoi on est déjà engagé
Faire un point à la mi- année pour anticiper 2020 et dans le pire des cas : remise à l’échelle du projet associatif.
L’asso a encore 500 000 de fonds propres (la moitié sont des immo (on ne peut pas y toucher) et le reste peut servir à combler).
Ce sont des préconisations de la commission finances, mais tout cela doit être voté en CA.
Difficulté de cette année : descente des ressources et on ne sait pas si on a atteint le niveau plancher ou non. L’environnement économique global est aussi très instable.
Quelques photos de l’installation du viel audon. Idée pour la terrasse des bureaux, système qui permet de laisser passer la lumière pour ne pas trop assombrir. Ca permet aussi de gérer l’étanchéité de la terrasse. Coût = seulement la structure en bois (2000€ environ) car la SCIC qui installe les panneaux récupère l’énergie créée. TH achète son électricité à Enercoop qui récupère toute l’énergie du territoire. Franck va présenter ce projet au CA. Proposition d’un repas, il faut juste leur dire une date : 5 février. Julie leur propose.
- REPAS PIERRE : Lundi 28 ou mardi 29 janvier ? (5 min)
OK pour le 29. On se coordonne la semaine d’avant pour voir qui fait quoi.
- Points Carinette : petites infos à vous passer (5 min)
Mariette rappelle que les 10 et 11 janvier il y a formation CNV pour les novices. 9 et 10 février, nous sommes invités à venir re-pratiquer pour deux jours de plus.
Le conseil départemental présente ses vœux le 26 janvier au Pouzin.
Nouveau protocole des ordures et du tri. Affiché dans la salle de formation pour info.
- CARTES DU BONHEUR - Valérie Corduant (10 min)
Valérie a fait des cartes à l’époque pour un imprimeur et ça avait fait un flop, du coup ils ont rendu le stock à Valérie. Elle propose qu’on les vende à notre boutique (en dépôt-vente). OK.
- Bilan des pôles : 3 à 5 points positifs et 3 à 5 points de vigilance par pôle et organe (GRH, JI) (tous les pôles, 2 min par pôle, 20 min)
Pôle France :
+ : projet LFF / formation PIAC / projet Montpellier (jardins solidaires)
- : bcp d’énergie pour les partenariats, besoin de professionnalisation sur les relations partenariales / échelle nationale et locale complexe / transversalité des actions qui complexifie
Pôle SI :
MED :
+ : financement de la formation Amed / voyage apprenant et naissance du reseau pmed urgenci / passage de tanguy en CDI / rencontres sols et climat au maroc / lien entre SI et expertise avec O.H au maroc
- : difficulté du pilotage avec THM et rupture /
AO :
+ : retour d’Alice au MdB et recrutement d’Hélène / forage à Béo-Neeré et Apad pour la ressource en eau / rencontre nationale des animateurs au Burkina et lancement du réseau national des animateurs / venue de Jean-Aimé en ardèche / financements obtenus / prix RAJA / mission au Togo pour recréer du lien avec AREJ
- : tensions avec APAD / rapport financier AFD / lourdeur et complexité du dispositif de suivi-évaluation / pas de partenariat avec le Bénin faute de temps / difficulté et tensions avec A&D (Mali)
Pôle formation :
+ : formation AAE bien financée et bien passée / professionnalisation des AAE bien réussie / lien avec ATH renforcé / lien amical avec les lieux partenaires de formation / 90% des stagiaires satisfaits des stages
- : inscriptions de dernière minute donc annulations / baisse des financements pôle emploi/ arrêt d’Hervé Ricca sur sa ferme
Pôle jardin :
- : trop étendu le jardin donc trop de surface par rapport à l’eau / difficulté à maintenir le rucher / grosse pression de maladies due à l’humidité /
+ : bonne organisation et coordination / très bon recrutement SCV / partenariats avec assos locales variés et bien suivis / esthétique des jardins / engrais verts
Pôle PAF :
fait marquant : le départ de Carine
+ : changement de logiciel d’Oliv’ / nouvelle BDD sur mesure / audit de renouvellement Don en Confiance plutôt bien passé mais doit encore rendre le rapport
- : chantier « accords d’entreprise » embourbé et sans retours / BDD catastrophique donc changement de prestataire / retards parfois sur les notes de frais et les factures donc attention !
Pôle bâti :
+ : les chantiers ont bien avancé /
- : faire attention au démarrage de la nouvelle saison pour que l’atelier soit bien organisé et rangé / attention au rendu de matériel emprunté
Pôle Olivier H :
- : formation pro qui a baissé / vigilance sur la SASU d’aller chercher les presta
+ : expertise et naissance de la SASU / bonne ambiance générale de bosser à TH
Pôle communication :
+ : « solitude » qui a permis un apprentissage rapide et prise d’autonomie
- : plaquette formation / solitude qui parfois complexifie le travail
Organe JI :
- : pas de réel pouvoir de décision donc limite de ne pas pouvoir résoudre réellement les problèmes / utilité de l’instance ?
+ : réel temps dédié à être attentif aux autres / neutralité et espace d’écoute / intérêt d’avoir une tierce instance pour les conflits / pour les membres du JI : intérêt d’avoir une vision globale et des temps d’échange avec plusieurs personnes / surveillance et veille
Organe GRH :
- : beaucoup d’énergie, d’assiduité et d’endurance / pb de communication entre chaque membre qui fait qu’il y a parfois des ratés / nécessite bcp de compétences en droit du travail / ne pas minimiser le temps consacré au GRH
+ : très assidus et endurants ce qui a permis d’aller au bout des dossiers / 5 est un bon nombre et bonne complémentarité entre admin et salariés / confiance bien installée entre les membres