CR réunion mensuelle du 3/05/2018

Animateur : Vivi
Secrétaire : Léa
Maître du temps : Clément

ODJ

Prochaine mensuelle : 5 juin 14h

- Gros merci de Françoise à Léa spécialement, à l'équipe et aux Volon'terre

- Retour sur visite d'un groupe d'entrepreneurs belges vendredi 20/04... public à toucher (Clément, 10min)
Un groupe d’entrepreneurs belges et luxembourgeois sont venus faire une visite, très contents d’être là.
Public à toucher car ils ont de l’argent et semblaient intéressés. Réfléchir à toucher des entrepreneurs.

-Presta Carine: Organisation court terme (2-3mois) - Délégation de signature 30'
Présentation et évolution des missions de Carine – voir tableau présenté en réunion.
- Liens entre équipe et CA
- Gestion comptable et financière
- Gestion du personnel
- Gestion administrative
- Autres activités de soutien à certains pôles
Toutes ces activités seront suivies en presta dans un premier temps. Carine reste proche mais moins présente au  MdB. Possible de prendre rdv facilement pour certaines choses.
>> Délégation de signatures, propositions :
Banque : président titulaire du compte, trésorier vue sur les comptes + signature par comptable ou chargé admin
Ressources humaines : soit chargé admin ou GRH (validation du GRH + signature Jeremy, ou les 3 salariés du GRH peuvent signer)
Conventions : chaque pole peut signer ses propres conventions de partenariat et Françoise en « roue de secours » si le partenaire veut une signature de la présidence
Pour Don en confiance : on leur justifie notre fonctionnement et on rassure sur la pérennité de l’asso (avec fonctionnement écrit).
Les bailleurs demandent souvent une lettre de délégation de signature, donc besoin de clarification par écrit de notre décision en interne.
Chaque pole doit se responsabiliser par rapport à son budget, pour faire des achats qui ne dépassent pas ce qui est prévu. Pour le moment ça n’a jamais été le cas, mais possible de le clarifier aussi par écrit.
Réfléchir à un outil de suivi du budget de chaque pole.

- Suite départ Carine Salariée : Proposition Débat - 30'

• 1 - Où en est-on de la gouvernance partagée ? Aller plus loin ou non ? Besoin d'un poste cadre de coordination générale ou non ?

Manue : besoin important de soutien sur les rapports financiers et construction de budgets des projets SI et SF – peu importe si c’est sous forme de presta ou salariat. Besoin d’être assurée que ces missions seront bien menées.
>> deux questions se posent : le temps qui manque ou les compétences ? La SI a un besoin qui n’est pas forcément partagé par les autres pôles. Peut-etre envisager un « RAF » S.I spécifique. Cette question n’est pas forcément en lien avec le cas de Carine.
>> l’équipe propose de faire un point dans 2 ou 3 mois pour observation et bilan à court terme des manques, besoins aspects positifs

• 2 - Opportunité de recruter de nouvelles compétences ? Besoin de plus de soutien sur certains pôles ? Quels manques constatés ?

Réflexion du GRH : l’équipe teste pendant 2 ou 3 mois la prestation de Carine en notant les choses qui fonctionnent mal ou si besoin de nouvelles procédures ; si manques et besoins.

-Bilan du weekend AG et Bap, tour de table des ressentis, remarques, suggestions (20min, équipe)
>> voir bilan de l’AG spécifique

-Après l'AG 2018, commencer à penser au 25 ans de T&H , nouveau lieu (Villeneuvette ? ) ou en Ardèche ?, comm, message, évènement particulier ??? (équipe, 15 min)
Réflexion personnelle à commencer… et notons nos idées !

-Qui va à la réunion organisation des rencontres Païolive ce soir ?? (Clément - 5 min)
Clément y va.

-Qui va à la réunion jardin partagé de Lablachère vendredi ? (Clément - 5 min)
Léa va récupérer les infos et fera un retour à l’équipe.

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