CR Avril 2018
RÉUNION MENSUELLE - Mardi 10 avril à 14h
Animateur : Virginie
Secrétaire: elo!
Maître du temps : Lea
Lieu : Bureau des jardiniers
- GRH : Élection sans candidat.e
Rappel des missions : arbitrage sur les questions RH (équilibre bien être salariés et budget), recrutement, licenciement, conflits, arrêts maladie, entretiens professionnels (tous les 2 ans), synthèse des entretiens annuels ...
Organe fondamental pour la vie de la gouvernance partagée
Temps d'implication : variable en fonction de l'actualité, au minimum une réunion mensuelle (1h). Tend à évoluer car la fonction RH va augmenter
Composition du groupe : Françoise Vernet et Franck Maillé (administrateurs), Jérémy, 1 salarié administrateur (Clément),
Virginie sera en appui sur la partie formation pro
Qualités/critères : savoir prendre du recul, avoir du tact, avoir une vision globale, avoir une bonne écoute, être impartial et bienveillant, assumer de se positionner, s'intéresser à la législation, être disponible (très), aimer les gens, être intéressé par le collectif, plutôt présent au MdB
Durée du mandat : 2 ans
Carinette est élue au GRH sauf objection de Caro, Isa et les 2 Oliviers (absents le jour de la réunion)
- Démission Carine : réflexion sur l'évolution du poste de responsable admin et financier + délégation de signature
Carine démissionne de son poste de responsable administrative et financière au 30 avril 2018.
Elle propose de rester en prestation sur des missions en lien avec :
- suivi compta, élaboration et suivi budget, clôture des comptes et élaboration du rapport financier, participation R° mensuelles (10 à 15h par semaine)
- montage SASU (10-15h/semaine)
- Appui ponctuels possibles : campagnes de collecte+ structuration partenariats projets France, suivi budgétaire SI projet AFD...
Qui prend la responsabilité de la délégation de signature?
Pour les questions RH : possibilité de déléguer au GRH pour les contrats de travail
Délégation des signatures possible pour les conventions (ex le pôle SI a délégation pour signer les conventions)
Virginie a la délégation pour signer les chèques
Qui représente l'association pour don en confiance? pour le CAC?
Quid de la représentation auprès des bailleurs?
Question de la validation et vérification des documents financiers signés : pour certains bailleurs il faut un RAF.
Au niveau légal : Françoise peut théoriquement tout signer. Le prestataire pourrait faire les relectures et validation et c'est le salarié en responsabilité du pôle qui signe effectivement.
important de lancer un recrutement sur un poste salarié pour ces fonctions à moyen terme, pour sécuriser l'association
Proposition d'un échange avec Carine pour préciser les missions proposées en presta sur le volet 1 (mission admin et fi) : discussion lors de la prochaine R° hebdo (inclure suivi budget SI AFD? suivi des dépenses?...)
Idée de réfléchir à un recrutement progressif ? : presta pour la période de transition (compta, budget...), tuilage, accompagnement : de 3 mois, 6 mois, à un an?
Bonne période pour recrutement et tuilage en été (moins favorable en fin d'année : bouclage budget, rapports financiers...)
Endosser ces missions en presta peut poser question/bailleurs, ...
L’équipe est en confiance si c'est Carine qui réalise la presta, mais comprend aussi que son souhait est de partir. Pas de tuilage si la presta s'arrête
Question du suivi des dépenses et de l'arbitrage des montants au quotidien (ex achats jardin...)
- Pôle expertise: discussion sur les tarifs?
Pas de discussion en équipe en amont de la décision des tarifs pour la SASU lors du dernier CA. Pas de consultation des salariés susceptibles d'être impliqués dans le pôle expertise.
Clarification : il n'y a pas eu de décision prise sur les tarifs qui seront pratiqués par le "bureau d'études". Cette discussion n'était pas prévue à l'ordre du jour.
A traiter en équipe. Pas d'urgence à priori pour définir les tarifs
Voir sur le CR s'il s'agit d'une décision (à priori 750€) ou d'un avis du CA
Solliciter jardin intérieur? besoin de clarification
Ce n'est pas une remise en question de la confiance entre équipe et CA puisque le CA c'est aussi l'équipe
- Rencontre HH le 24 avril et cocagne : idées d'actions communes ? (elodie) 10-15min : reporté
- Point comm' : vidéo pour visibilité sur le net ! (Léa, 7min) : reporté
- Frais de déplacement : point sur le montant de l'indemnité kilométrique (Elodie/Jeremy, 10min) : reporté
- Point salariat/bénévolat pour AG et BàP
L'AG (journée du samedi) est considérée comme travaillée non récupérée (journée de solidarité)
Pour la bourse aux plantes : considérée comme une journée travaillée à récupérer pour les personnes qui ont des missions liées à cette journée. S'inscrire sur le planning (les personnes inscrites pourront récupérer *1.5j)
- Vote à l’AG : Pour ceux qui souhaitent voter à l'AG, merci de penser à adhérer avant la fin de semaine (Carinette)
- Point AG administrative - qui quoi comment ? (Léa, 7 min)
Demander à Caro et/ou Carine comment ça s'est passé l'an dernier?
Comment s'organiser? ne pas laisser Léa seule. Léa fait l'orga com' et logistique
Qui s'occupe de l'ordre du jour et de la présentation? des convocations? de l'enregistrement?
- Animation brainstorming : idées de titre pour modifier "la démarche agroécologique", pas assez (Virginie - 15 mn max) : reporté
- Divers
> On fait la teuf le 19 ?! ?
> Commande groupée de vin de Solan : la feuille circule : merci Olivier!!